Відновлення первинки

Чому первинна документація — це основа безпеки бізнесу?

У світі бухгалтерії існує золоте правило: "Немає документа — немає операції". Навіть якщо ви реально купили товар, оплатили його з рахунку і перепродали, але загубили накладну від постачальника — для податкової інспекції цієї витрати не існує. А це означає, що ви занизили базу оподаткування, і вам донарахують податок плюс штрафи.

Відновлення первинної документації — це кропіткий процес збору "пазлів", з яких складається картина вашого бізнесу. Це не просто перекладання паперів, це юридичний захист кожної гривні, витраченої компанією.

Часто документи губляться при переїздах, звільненні працівників, через недбалість менеджерів або форс-мажорні обставини (пожежі, затоплення). Але закон невблаганний: платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 днів з моменту повідомлення податкової. Ми допомагаємо зробити це швидше.

Коли потрібне відновлення первинних документів?

• Втрата архіву. Фізичне знищення документів через обставини непереборної сили або нещасні випадки.
• Саботаж при звільненні. Бухгалтер пішов і "випадково" прихопив (або знищив) базу чи папки з документами.
• Недбале ведення справ. Документи складалися "на коліні", не поверталися від контрагентів, губилися в машинах кур'єрів.
• Вимоги банку або інвестора. Для отримання кредиту чи залучення інвестицій потрібен ідеальний порядок в паперах.
• Зустрічна перевірка. Податкова перевіряє вашого контрагента і просить надати документи по угодах з ним, а у вас їх немає.

Що саме ми відновлюємо?

Ми працюємо з усіма видами первинної документації, яка регламентує господарську діяльність:

1. Банківські документи

Виписки з рахунків (навіть якщо банк ліквідований, існують процедури запитів), платіжні доручення, чекові книжки, документи валютного контролю, довідки про рух коштів.

2. Документи з контрагентами

Це найбільший пласт роботи. Сюди входять:

• Договори та додаткові угоди (купівлі-продажу, поставки, оренди, надання послуг).
• Акти виконаних робіт та наданих послуг (підписані обома сторонами).
• Видаткові накладні та товарно-транспортні накладні (ТТН).
• Акти звірки взаєморозрахунків (критично важливо для підтвердження заборгованості).
• Довіреності на отримання ТМЦ.

3. Податкові накладні

Перевірка реєстрації в ЄРПН, відновлення вхідних податкових накладних від постачальників для підтвердження податкового кредиту ПДВ.

4. Складські документи

Акти прийому-передачі, інвентаризаційні описи, картки складського обліку, акти списання ТМЦ.

Наш алгоритм відновлення "первинки"

Ми перетворюємо хаос на порядок, діючи за відпрацьованою схемою:

1. Інвентаризація наявного. Ми перебираємо те, що лишилося, сортуємо за хронологією та типами.
2. Аналіз банківської виписки. Це наша "карта скарбів". Кожна оплата в виписці має бути підтверджена актом або накладною. Ми формуємо реєстр "дірок" — операцій без покриття документами.
3. Робота з контрагентами. Це найскладніший етап. Ми зв'язуємося з вашими постачальниками та клієнтами. Пишемо офіційні листи, дзвонимо бухгалтерам, просимо надати дублікати, завірені печатками. Якщо контрагент ліквідований, шукаємо інші шляхи підтвердження операції.
4. Створення дублікатів. Якщо документи були створені вами, але втрачені, ми видруковуємо їх наново з бази та організовуємо підписання.
5. Архівація. Всі відновлені документи підшиваються в папки за періодами, систематизуються, щоб будь-який папірець можна було знайти за 1 хвилину.

Чому самостійно це зробити важко?

Уявіть, що вам треба обдзвонити 100 контрагентів, з якими ви працювали 2 роки тому. Половина з них змінила телефони, чверть — закрилася, а решта просто ігнорує ваші прохання, бо їм "ніколи займатися чужими проблемами". Наші спеціалісти мають терпіння, наполегливість і скрипти розмов, які дозволяють отримати потрібні копії. Ми беремо на себе цю рутинну, стресову роботу.

Відповідальність за відсутність документів

За кожним пунктом ПКУ стоїть штраф:

• Штраф 1020 грн за перше порушення (незбереження документів).
• Штраф 2040 грн за повторне порушення протягом року.
• Але це дрібниці порівняно з невизнанням витрат. Якщо податкова "знімає" витрати на 1 млн грн, ви платите 180 000 грн податку на прибуток + 25-50% штрафу від цієї суми. Сумарно ви можете втратити чверть обороту через відсутність паперів.

Результат нашої роботи

• Повний (або максимально можливий) комплект первинних документів за відновлюваний період, підшитий та готовий до перевірки.
• Електронний архів (скан-копії) — за бажанням, щоб документи завжди були під рукою.
• Правильно оформлені реєстри документів.
• Спокій власника та впевненість у тому, що витрати підтверджені.

Не ризикуйте своїм бізнесом. Довірте відновлення первинки професіоналам, які знають, як переконати навіть "мертвого" контрагента підписати акт звірки.